Die Pandemie hat gezeigt, dass die japanische Bürokratie ziemlich veraltet ist. Besonders das Fax macht Probleme. Im Rahmen der Digitalisierung soll es nun aus den Büros verschwinden. Allerdings gibt es Widerstand.
Der Verwaltungsreformminister Taro Kono hat angekündigt, dass die Zentralregierung sich von seiner Faxkultur allmählich verabschieden soll. Im Juni wurden dann alle Ministerien und ihre Dienststellen aufgefordert, bis Ende Juli keine Faxnachrichten mehr zu verwenden. Nur wer einen triftigen Grund gegen die Abschaffung hatte, sollte sie behalten dürfen.
Argumente fürs Fax sind überzeugend
In den folgenden Wochen gingen bei der zuständigen Taskforce um die 400 Begründungen ein, wieso sie das Gerät nicht abschaffen können. Das Ministerium war deswegen gezwungen, mehr Ausnahmen zu genehmigen, als sie eigentlich geplant hatten.
Es wurde erwartet, dass besonders wichtige Regierungsstellen das Fax als einen Notfallkommunikationskanal behalten, wenn das Internet wegen Naturkatastrophen oder anderen Dingen überlastet ist. Auch wurde daran gedacht, dass einige öffentliche und private Unternehmen faxen bevorzugen, womit nicht ganz auf das System verzichtet werden kann.
Die Ministerien listeten allerdings noch andere Punkte auf. So wurde darauf hingewiesen, dass bei der Zusammenarbeit mit dem Zivilgerichte faxen der schnellste Weg ist, da sonst Dokumente per Post verschickt oder persönlich übergeben werden müssen. Ebenfalls würden sie über das Gerät einfach und günstig Kopien von Zeitungsartikeln von dem Presseclipping-Dienst erhalten.
Zusätzlich wird Faxen als sichere Übertragung von sensibler Informationen angesehen, da es weniger anfällig für Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen ist. Check Point Research bewies schon 2018, dass das nicht ganz stimmt und die Geräte genauso anfällig sind wie Computer, trotzdem hält sich diese Ansicht.
Vielen sind E-Mails lieber
Eine weitere sehr häufige Begründung von den Bürokraten war, dass Methode ein tief verwurzelter Aspekt der Arbeitskultur in vielen Büros ist. Wie auf diese Erklärung reagiert werden soll, weiß die Taskforce noch nicht.
Kono bemängelte, dass die Faxkultur es den Beamten erschwert, während der Pandemie von zu Hause zu arbeiten. Auch sorgt sie dafür, dass bestimmte Abläufe unnötig kompliziert sind und deswegen zu lange brauchen. Tatsächlich hat einigen die Pandemie geholfen, die Digitalisierung voranzutreiben.
Laut einer Umfrage hatten 86 Prozent der Mitarbeiter zum Beginn der Pandemie noch geglaubt, dass es keinen Wechsel zu E-Mails gibt. Diesen April lag die Zahl nur noch bei etwa 30 Prozent. Viele wünschen sich dabei, dass die Geräte schnell verschwinden. Bis die Digitalisierung allerdings Fahrt aufnehmen wird, dauert es vermutlich noch eine Weile.
